Accord d’entreprise et mise en place de la mutuelle obligatoire

Un accord d’entreprise est un acte juridique qui permet de mettre en place votre mutuelle obligatoire. Cet accord est conclu entre vous et les représentants syndicaux ou à défaut les représentants du personnel. Même si chacun de vos salariés devra être informé pour que l’accord soit valable.

Qu’est-ce qu’un accord d’entreprise pour une mutuelle de groupe ?

Un accord d’entreprise est un acte écrit qui est le fruit d’une négociation entre l’employeur et les représentants du personnel. Il vise à instaurer une complémentaire santé collective qui concerne tous les salariés. Et comprend un certain nombre de mentions obligatoires.

Qui décide de l’accord d’entreprise pour la mise en place de la mutuelle ?

Cet accord est décidé par les deux parties : le responsable de la structure et les organisations représentatives des salariés. Dans les entreprises dans lesquelles il n’y a ni syndicat ni représentant du personnel, le référendum et surtout la décision unilatérale de l’employeur (DUE) sont privilégiés. En amont de l’accord d’entreprise, des négociations ont lieu entre les différentes parties par le biais d’une commission paritaire qui fixe les éléments suivants :

• L’objet des négociations : ici la mise en place d’une mutuelle d’entreprise la plus adaptée aux besoins de tous les salariés.
• Le calendrier des négociations : la date et le lieu dans lequel vont se tenir les réunions.
• Les informations que les organisation syndicales doivent connaître : les garanties visées, les différentes mutuelles possibles, les cas de dispense, le niveau des cotisations...

Quelles mentions obligatoires doit comporter l’accord d’entreprise ?

Suite aux négociations entre vous et les représentants du personnel, il est temps de rédiger l’accord. Etant donné sa complexité légale, il est conseillé de vous entourer d’experts juridiques dès le début du processus. Un expert-comptable ou un avocat spécialisé dans le droit du travail est tout à fait à même de vous accompagner.

Nous vous indiquons ci-dessous les principales mentions à faire figurer dans cet accord :

• L’objet de l’accord : la mise en place d’une mutuelle obligatoire.
• Les bénéficiaires. Ce paragraphe doit mentionner le caractère obligatoire de la couverture.
• Les cas de dispense d’affiliation : celles de plein droit et celles qui concernent les salariés en contrat court (moins de trois mois) et à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine). A noter que seule la DUE permet aux salariés présents dans l’entreprise avant la mise en place de la mutuelle de groupe d’en être dispensés. Au titre de l’article 11 de la loi Evin.
• La couverture des ayants droit. Vous devez indiquer si leur adhésion est facultative ou obligatoire.
• La portabilité et ses conditions d’application en cas de fin de contrat, départ en retraite...
• Les garanties proposées par la mutuelle de groupe. Le plus souvent elles font l’objet d’un document annexé au texte d’accord.
• La répartition de la cotisation entre vous et vos employés.
• La durée de l’accord d’entreprise : en principe pour une durée indéterminée.
• Les modalités d’information des salariés. Ces derniers doivent être informés un par un et vous devez vous assurer que l’information a bien été transmise et reçue. Cela peut se faire par une signature de la personne concernée prouvant qu’elle a bien pris connaissance de la mise en place de la mutuelle.
• Les modalités dans lesquelles l’accord peut être dénoncé ou modifié. Ceci pour réviser les garanties de la complémentaire collective en cours ou en changer.
• La description des formalités de dépôt et de publicité.

Quel est le processus de mise en place d’un accord d’entreprise ?

Après la signature de l’accord d’entreprise pour la mise en place d’une mutuelle de groupe, il est déposé en 5 exemplaires auprès de la Direction départementale et régionale de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP). Et en un exemplaire auprès du greffe du tribunal des prud’hommes compétent.

En principe la mutuelle peut être instaurée dès la signature de l’accord. Si le démarrage de votre contrat de mutuelle d’entreprise est plus tardif, la date d’effet de l’accord peut être reportée pour coller à cette échéance.

Pour être sûr que la complémentaire collective remplit bien ses fonctions, vous pouvez nommer un organe paritaire. Il sera chargé de contrôler certains éléments :

• La rapidité des remboursements et leur conformité avec les garanties annoncées.
• L’évolution des risques dans votre entreprise et la nécessité ou non de revoir les garanties du contrat de mutuelle ou d’en changer.
• Les relations avec votre assureur.
• Le respect des conditions de portabilité et de dispense...

Accord d’entreprise et cas de dispense d’adhésion à la mutuelle collective

Un accord d’entreprise doit mentionner tous les cas de dispense prévus en mutuelle de groupe. Et même ceux dits de plein droits.

Pour les salariés en contrat inférieur à trois mois et ceux à temps très partiel, ils peuvent être dispensés de facto de la couverture. En lieu et place vous pouvez leur proposer le versement santé. Cette somme, versée mensuellement sur le compte des employés concernés, les aide à financer leur complémentaire individuelle. Tous ces éléments doivent figurer au contrat sous peine d’illégalité.

Vie de l’accord d’entreprise

L’accord d’entreprise peut être dénoncé : soit pour changer de mutuelle soit pour en modifier les garanties. Les modalités de cette dénonciation sont mentionnées dans l’accord lui-même. Un préavis minimal doit être respecté. En général, il s’agit de trois mois pour un changement de complémentaire collective.

Il est possible d’instaurer une nouvel acte juridique sous forme de référendum ou de décision unilatérale de l’employeur. Cette dernière forme permettant d’accélérer la mise en place de la nouvelle couverture. Même si vous devez respecter des formalités de consultation des délégués du personnel et d’information de vos salariés.

Quelles sanctions en cas de mauvaise mise en place de l’accord d’entreprise de mutuelle ?

La mauvaise rédaction d’un accord d’entreprise peut entraîner des sanctions de l’URSSAF. Notamment si vous avez oublié des clauses obligatoires ou omis de mentionner des cas de dispense ou la couverture des ayants droit. Les sanctions peuvent être :

• La suppression des exonérations de charges sociales.
• La suppression des déductions sur l’impôt sur les sociétés.
• L’annulation de la minoration du taux de la TSA rénovée.

Si l’irrégularité du document entraîne la non couverture de vos salariés, même pour un temps court vous vous exposez à des dommages et intérêts. Ils sont généralement d’un montant équivalent aux cotisations non versées.