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Salariés en CDI et mutuelle collective : la règle générale
Tout nouveau salarié embauché en CDI doit obligatoirement adhérer à votre mutuelle d’entreprise. Il devra s’acquitter de la part salariale qui ne peut être supérieure à 50% du montant de la cotisation. Pendant que vous payez la portion restante.
Il existe cependant des cas de dispenses. C’est au salarié de vous en faire la demande par écrit. Et vous ne pouvez pas l’obliger à renoncer à votre contrat collectif, même s’il pourrait en être dispensé.
Les cas de dispense d’affiliation à la mutuelle pour les salariés en CDI
En CDI, la plupart des cas de dispense d’affiliation à votre mutuelle sont dites de plein droit. C’est-à-dire qu’ils n’ont pas besoin d’être mentionnés dans l’acte juridique instituant la complémentaire collective. Contrairement à ce qui se passe pour les dispenses concernant les salariés en CDD ou les apprentis. Voici les cas de dispense pour vos employés en CDI :
- Le salarié a été embauché avant la mise en place de la mutuelle. Cette dernière doit avoir été instaurée par une décision unilatérale de l’employeur (DUE). C’est l’article 11 de la loi 89-1009 du 31 décembre 1989 dite Loi Evin. En cas d’accord collectif ou de référendum, le salarié est en revanche obligée d’adhérer, même s’il était présent en amont.
- Le salarié a déjà une mutuelle individuelle. Dans ce cas il est dispensé jusqu’à échéance de ce contrat. Il devra alors le résilier pour adhérer à votre mutuelle de groupe.
- Le salarié bénéficie de la complémentaire santé solidaire. Cette aide a remplacé l’ACS et la CMU-C au 1er novembre 2019.
- Il est ayant droit de la mutuelle d’entreprise de son conjoint. Cette complémentaire devant être à adhésion obligatoire.
- Il est ayant droit d’une mutuelle des agents de l’Etat ou des collectivités territoriales. Ou du régime complémentaire des industries électriques et gazières (CAMIEG).
- Il est ayant droit d’un contrat de mutuelle Madelin. Ce type de contrat s’adresse aux indépendants et travailleurs non salariés (TNS) et à leur ayants droit.
- Il dépend du régime de Sécurité Sociale d’Alsace-Moselle.
- S’il a un autre employeur et qu’il est adhérent de sa mutuelle de groupe.
Mutuelle obligatoire et couverture des CDI en période d’essai
En période d’essai, vous devez faire bénéficier vos salariés de votre mutuelle de groupe. Aucune condition ne doit être requise. Votre employé pouvant bien sûr invoquer un des cas de dispense cités précédemment.
Le cas des CDI à temps partiel
Les CDI à temps partiel peuvent être dispensés d’adhérer à votre mutuelle collective :
- Le montant de la cotisation salariale est égale ou supérieure à 10% du salaire brut de l’employé.
- Il est à temps très partiel à raison de 15 heures par semaine ou moins.
Pour être valides, ces deux cas doivent avoir été mentionnés dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE).
Le versement santé pour les salariés à temps très partiel
L’acte juridique instituant votre complémentaire de groupe peut exclure des salariés à temps très partiel de la couverture. Dans ce cas vous devez leur proposer un versement santé. Il s’agit d’une aide au financement de leur mutuelle individuelle.
Son montant est calculé comme suit : part patronale versée pour les salariés au titre de la mutuelle * nombre d’heures mensuelles effectuées par le salarié à temps partiel / 151,67. Le tout majoré de 105%. Par exemple votre part patronale s’élève à 40 euros et votre employé travaille 50 heures par mois. Vous devrez lui verser 13,84 euros par mois : (40 * 50/151,67)*105/100.
Quelle démarches en cas de dispense d’affiliation ?
Chaque année, vos employés bénéficiant d’une dispense d’affiliation devront vous fournir les documents suivants :
- Un courrier mentionnant le motif de la dispense.
- Les pièces justificatives prouvant les raisons de la dispense : attestation annuelle de mutuelle individuelle, attestation de complémentaire santé solidaire ou document mentionnant le caractère obligatoire de la mutuelle du conjoint pour les ayants droit.
Vous aurez besoin de ces documents si vous faites l’objet d’un contrôle social de l’URSSAF. Si vous avez des salariés qui sont arrivés avant la mise en place de la mutuelle par DUE, vous devrez aussi produire leur contrat de travail avec la date d’embauche. Si vous ne pouvez pas fournir ces documents vous risquez de perdre le bénéfice des exonérations de cotisations sociales.
La portabilité mutuelle collective pour les salariés en CDI
S’il a adhéré à votre mutuelle collective, tout salarié a droit à la portabilité de la couverture. A part si vous l’avez licencié pour faute lourde. Cette disposition ne concerne que les ruptures de CDI donnant droit aux indemnités chômage. Si votre employé démissionne il n’y a donc pas droit. A part dans les cas suivants :
- Démission légitime : par exemple salarié qui suit son conjoint qui va exercer un nouvel emploi, ou changement de résidence pour la conclusion d’un PACS ou d’un mariage.
- Rupture conventionnelle du contrat de travail.
- Salarié qui souhaite s’engager dans un projet de reconversion professionnelle avec une formation ou un projet de création ou de reprise d’entreprise.
Portabilité de la mutuelle collective en CDI : quelle durée ?
La portabilité prend fin au terme des droits au chômage de votre ancien salarié ou de sa reprise d’emploi. Elle ne peut dépasser douze mois. Vous devrez continuer à payer sa part. La part salariale étant assurée par un système de mutualisation assumée par vos employés encore en poste. Si votre ancien salarié refuse la portabilité il doit envoyer une lettre de renonciation à votre assureur. Et ce dans les dix jours suivant la rupture de son CDI.