Organisation et fonctionnement du référendum pour la mutuelle

La mise en place d’une mutuelle d’entreprise est possible par référendum. Cela vous permet de consulter tous vos salariés et de disposer d’un consensus. Pour être valable l’accord référendaire doit obéir à un certain processus.

A quoi sert le référendum pour mettre en place une mutuelle d’entreprise ?

Ce référendum sert à récolter l’unanimité de vos salariés à l’instauration de la mutuelle que vous avez choisie. Plus rarement utilisé que la décision unilatérale de l’employeur (DUE) il suppose une organisation très précise avec rédaction d’un texte soumis au vote, information de vos salariés, bureau de vote, dépouillement et proclamation des résultats. Le référendum peut être à votre initiative ou à celle des syndicats représentatifs des salariés ayant obtenu plus de 30% des suffrages aux élections du personnel.

Référendum et cas de dispense d’affiliation

Le référendum peut contenir toutes les dispenses de plein droit. En revanche l’article 11 de la loi Evin ne peut être ici un cas de dispense. Il n’est applicable que dans le cas d’une DUE. Cela signifie que le caractère obligatoire de la complémentaire collective s’applique aussi aux employés embauchés avant son instauration.

Comment se déroule un accord référendaire ?

Rédaction du texte soumis au vote des salariés

Première étape du référendum ? La rédaction du texte qui va être soumis au vote des salariés. Il doit contenir les éléments suivants :

• Les coordonnées de la société et l’identité du dirigeant.
• La date du vote à bulletin secret. Le procès-verbal qui mentionne les résultats de l’accord référendaire devra y être annexé.
• Le but du référendum : instaurer une mutuelle d’entreprise.
• Les bénéficiaires de la complémentaire ainsi que les cas de dispense. Pensez bien à mentionner les dispenses qui sont particulières. Notamment pour les contrats courts inférieurs à trois mois et les employés à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine). Il n’est pas obligatoire de citer les dispenses de plein droit. Mais il est conseillé de le faire pour la bonne information de vos salariés.
• La couverture ou non des ayants droit. Il convient ici de préciser si l’affiliation des ayants droit est à caractère obligatoire ou facultatif.
• La répartition de la cotisation entre vous et vos employés : vous devez prendre en charge au moins 50% du montant.
• La liste des garanties. Pour ne pas allonger inutilement le texte soumis au vote, proposez les garanties en annexe. Elles vous sont fournies par votre assureur sur simple demande.
• Des informations sur la portabilité de la couverture lorsque les employés quittent l’entreprise.
• L’organisme qui vous assure s’il a déjà été désigné. C’est le cas si votre entreprise est sous le coup d’un accord de branche. Sachant que, selon l’article L 912-2 du Code de la Sécurité Sociale la désignation fait l’objet d’un réexamen tous les cinq ans. A défaut d’accord de branche, vous avez toute liberté pour choisir votre assureur et ce sans limitation de durée.
• Les modalités lors d’une révision des garanties ou d’un changement de mutuelle d’entreprise.
• Les modalités d’information des représentants du personnel et de vos salariés.
• La durée de validité de la mutuelle complémentaire, en général pendant toute la vie de la société. Sachant qu’elle peut être dénoncée avant ce terme.

Ce document ayant de fortes implications légales, notamment en cas de contrôle social de l’URSSAF, faites-vous aider par un juriste. Avocats et experts-comptables possèdent une expertise dans le domaine. Si vous avez des juristes en interne, la rédaction peut leur être déléguée. Mais n’hésitez pas à faire valider le document par un professionnel externe pour être sûr de sa validité.

Information des salariés

Les représentants du personnel doivent être consultés sur votre projet. Et vos salariés informés des aspects suivants, de manière individuelle :

• Garanties incluses dans le contrat.
• Date de prise d’effet des garanties.
• Niveau et montant de la cotisation.
• Couverture des ayants droit.
• Cas de dispense d’affiliation.
• Portabilité.
• Modalités du vote : date, heure, lieu du scrutin, règles de majorité et caractère obligatoire des résultats.

Ils doivent être informés au moins 45 jours avant le vote par courrier. Le texte soumis à référendum doit également être affiché dans les locaux de l’entreprise. Non seulement au siège mais aussi dans tous les locaux qui accueillent vos employés : ateliers, agences extérieurs au siège, succursales...

Organisation du vote

Le vote doit être organisé à bulletin secret et peut s’effectuer par voie électronique. Tous les salariés ayant au moins trois mois d’ancienneté peuvent voter. Une liste comprenant tous les salariés doit être affichée quelques jours avant le vote. Elle doit comprendre leurs nom, prénom, date de naissance et adresse de leur domicile.

Le vote doit avoir lieu sur le temps de travail et vous ne devez pas y assister. Des membres du bureau de vote sont nommés par vos soins. Si vous avez établi un accord préélectoral avec les organisation syndicales, ces dernières participent à cette désignation. Vous devez fournir l’ensemble du matériel de vote : bulletins, enveloppes, urnes, isoloirs ou plateforme en ligne en cas de vote électronique.

Dépouillement et proclamation du résultat

Les bulletins sont dépouillés par les membres du bureau. La majorité est recueillie si le projet a au moins rassemblé 50% plus une voix. On prend ici en compte l’ensemble des inscrits et non l’ensemble des votants.

Le procès-verbal du vote est porté à votre connaissance. Et la publicité doit en être assurée dans toute l’entreprise. Ce document comprend les éléments suivants :

• Le libellé de la question posée.
• Le nombre de votants, le nombre d’abstentions, votes nuls ou blancs, les votes pour et les votes contre.
• Votre signature et celle des membres du bureau de vote.
• La date et le lieu de ratification du procès-verbal

Il doit être annexé au texte soumis au vote des salariés.

Formalités de dépôt des résultats du référendum

La mutuelle de groupe ne peut être effectivement mise en place que si le texte, accompagné du procès-verbal, est déposé auprès de la DIRRECTE et du greffe du conseil des prud’hommes du lieu du référendum.

Référendum pour mutuelle d’entreprise : révision et changement de mutuelle

En cas de révision des garanties de la mutuelle collective ou d’un changement de couverture, un nouveau texte doit être soumis au vote. Dans les mêmes modalités que le texte originel. A part si ce dernier stipule d’autres conditions.

Pour dénoncer cet accord référendaire, vous devez respecter un préavis de trois mois. Les représentants du personnel peuvent être consultés. Et chaque salarié informé. Vous pouvez aussi opter pour l’accord d’entreprise ou la DUE pour cette modification ou ce changement si vous le souhaitez.

Quelles sanctions en cas de non conformité du référendum ?

Si le référendum ne s’est pas déroulé dans les règles, il peut être déclaré nul. Et vous devrez recommencer toute la procédure. De la même façon conservez toutes les preuves de son bon déroulement : texte, liste électorale, mails ou courriers envoyés à vos salariés, procès-verbal du vote… Si vous faites l’objet d’un contrôle URSSAF, et que celui-ci n’est pas favorable, les sanctions peuvent être importantes :

• Annulation des exonérations de charges sociales.
• Annulation des déductions fiscales sur l’impôt sur les sociétés.
• Annulation des réductions de taxe notamment la TSA rénovée.

Le fait de devoir annuler le référendum peut aussi laisser vos salariés sans mutuelle. Ceci est illégale et vous expose à des dommages et intérêts. Qui peuvent cumuler les cotisations qui auraient dû être versées à vos employés et le montant des remboursements qu’ils auraient dû percevoir pour leurs soins de santé. La sanction appliquée est à la discrétion du technicien de l’URSSAF qui procède au contrôle.