DUE et mutuelle obligatoire : rédaction et fonctionnement

La DUE ou décision unilatérale de l’employeur constitue l’une des formes d’acte juridique pour la mise en place d’une mutuelle d’entreprise. Pour être valable elle doit être rédigée par vos soins et comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Qu’est-ce que la DUE ?

La DUE ou décision unilatérale de l’employeur est un document écrit qui vous permet de mettre en place votre complémentaire collective. Contrairement au référendum ou à l’accord collectif elle ne nécessite pas que vous ayez l’aval de vos salariés ou des délégués du personnel pour instaurer la mutuelle de groupe. Même si vous devrez tout de même consulter les représentants de vos salariés et informer vos salariés eux-mêmes.

Qui doit rédiger la DUE ?

La DUE doit être rédigée par vos soins. En pratique, cette rédaction demande des connaissances juridiques dont vous ne disposez pas forcément. Il est conseillé de faire appel à une assistance juridique pour respecter le formalisme indispensable à la légalité de la DUE.

Un avocat ou un expert-comptable est tout à fait indiqué pour vous aider. Il a les compétences et l’autorisation pour rédiger de tels actes juridiques. Si votre structure dispose d’un juriste d’entreprise ou d’un service RH avec des professionnels du droit, vous pouvez internaliser le processus. Mais même dans ce cas n’hésitez pas à demander le concours d’un juriste extérieur pour vérification. Les sanctions URSSAF pour la mauvaise rédaction d’une DUE sont assez pénalisantes.

Quelles mentions obligatoires doit comporter la DUE ?

Une DUE doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• S’il y a un comité d’entreprise ou un comité social et économique dans votre société, signalez le fait qu’il a été informé et consulté. Ceci en vertu de l’article R2323-1 du Code du Travail.
• L’objet de la décision : instituer une mutuelle d’entreprise.
• Les bénéficiaires de la décision. Vous devez aussi mentionner les différents collèges si vous en avez mis en place pour votre complémentaire collective. Rappelons qu’ils doivent refléter la réalité : par exemple un collège cadre et un non-cadre ou un collège employé et un autre ouvrier.
• Les cas de dispenses de plein droit et celles instituées par la DUE, comme celle des salariés en contrat court de moins de trois mois. Sachant que tout salarié présent avant la mise en place d’une mutuelle de groupe par une DUE peut en être dispensé en vertu de l’article 11 de la loi Evin n°89-1009 du 31 décembre 1989. Vous n’êtes toutefois pas obligé d’énumérer les cas de dispense de plein droit. Mais cela permet à vos salariés de les connaître.
• La couverture des ayants droit. Le document doit préciser si ceux-ci sont couverts et si oui si leur adhésion est facultative ou obligatoire.
• Le montant des cotisations et leur répartition entre l’employeur et le salarié.
• Les garanties proposées par le contrat. Vous pouvez soit les mentionner dans la DUE soit renvoyer à une annexe qui détaille ces garanties.
• La portabilité des garanties et les conditions de cette portabilité.
• L’organisme assureur au cas où celui-ci a déjà été désigné.
• La manière dont la décision peut être révisée, modifiée ou complétée. Ceci si vous décidez de modifier vos garanties ou de changer de mutuelle d’entreprise.
• La mention qu’une notice d’informations sera remise à l’ensemble de vos salariés.
• La durée de la DUE. Elle peut être limitée dans le temps ou encore conclue pendant toute la vie de la société.
• Le préavis entre l’établissement de la DUE et l’entrée en vigueur de la complémentaire collective. Le préavis est généralement de trois mois. Laps de temps pendant lequel vous pouvez dénoncer votre DUE. Mais vous devrez communiquer avec les représentants du personnel et vos salariés.
• Le document doit être daté et signé par le dirigeant de l’entreprise. Même si vous pouvez déléguer sa rédaction à un avocat ou à un expert-comptable, ce dernier n’a pas pouvoir de signature.

Les éléments cités ci-dessus ne sont qu’indicatifs. Rapprochez-vous d’un professionnel du droit pour rédiger votre DUE dans les règles.

Quel est le processus de mise en place d’une DUE ?

La DUE doit respecter un processus précis en trois étapes :

1. Information des représentants du personnel : délégués du personnel, représentants syndicaux ou membres du Comité social et économique (CSE) selon la taille de votre entreprise et son organisation.
2. Respecter un délai de préavis suffisant, généralement de trois mois.
3. Informer chacun de vos salariés par écrit. Cela s’effectue le plus souvent par la mise en place d’une liste d’émargement. Elle stipule que l’employé a bien pris connaissance de la mise en place d’une mutuelle d’entreprise et qu’il a bien reçu la notice d’informations contractuelle.

Contrairement aux autres actes juridiques instaurant la mutuelle, aucune formalité de dépôt n’est nécessaire pour une DUE. Vous devez la remettre à chaque nouveau salarié entrant dans l’entreprise.

DUE et cas de dispense d’adhésion à la mutuelle collective

La DUE doit mentionner les cas de dispense d’adhésion dites de plein droit. Mais également celles propres à votre entreprise. Ces dispenses concernent trois catégories de salariés :

1. Les apprentis, CDD et intérimaires signataires d’un contrat de travail dont la durée est inférieure à douze mois.
2. Les apprentis, CDD et intérimaires signataires d’un contrat de travail dont la durée est supérieure à douze mois
3. Les salariés et les apprentis à temps très partiel si le montant de la cotisation est égal ou supérieur à 10% de leur salaire brut.

La mention du versement santé dans la DUE

Si vous souhaitez mettre en place le versement santé, la DUE doit mentionner cette possibilité. Cette aide au financement d’une mutuelle individuelle s’adresse aux salariés exclus de la couverture : les salariés à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine), et les CDD et intérimaires qui ont une mission inférieure à trois mois.

Évolution de la DUE

La DUE n’est pas rédigée une fois pour toutes. Si la réglementation change, elle doit s’adapter aux évolutions. En cas de modification des garanties ou de changement de mutuelle, la DUE doit être modifiée et l’ensemble du processus initial est repris. Si vous désirez associer plus étroitement les délégués du personnel ou vos salariés aux changements, vous pouvez substituer à la DUE un accord d’entreprise ou un référendum. Vous devez alors suivre la procédure pour ces actes juridiques.

Quelles sanctions en cas de mauvaise mise en place de la DUE ?

En cas de contrôle URSSAF, la mauvaise rédaction d’une DUE peut avoir des conséquences importantes :

• La suppression de l’exonération des charges sociales auquelle donne droit la mise en place d’une mutuelle d’entreprise.
• La suppression de la déduction d’impôt sur les sociétés.
• Dans de rares cas, l’employeur s’expose à devoir dédommager ses salariés. Par exemple dans le cas où la non couverture des ayants droit n’a pas été clairement spécifiée. Et que votre salarié pensait que sa famille était couverte et qu’il a engagé des dépenses de santé importantes.