Bulletin d’adhésion à la mutuelle d’entreprise

Définition d’un bulletin d’adhésion à la mutuelle d’entreprise ?

Le fait de compléter un bulletin d’adhésion à une mutuelle obligatoire marque le début du contrat et celui de la couverture pour vos salariés. Il existe deux types de bulletin d’adhésion à une mutuelle d’entreprise :

1. Le bulletin d’adhésion de l’entreprise à la complémentaire collective.
2. Le bulletin d’adhésion individuelle que chaque salarié doit remplir.

Le bulletin d’adhésion de l’entreprise à la complémentaire collective

Signé par vos soins, le bulletin d’adhésion de l’entreprise à la complémentaire de groupe contient les éléments suivants :

• Les informations de votre société : raison sociale, adresse du siège social, effectif de l’entreprise, forme juridique, numéro de Siret, code NAF.
• Identité du correspondant de la mutuelle dans la structure : cela peut être le dirigeant de l’entreprise ou quelqu’un qui est mandaté par ses soins. Comme un responsable des ressources humaines ou le comptable.
• La date de prise d’effet de l’adhésion.
• Le niveau de couverture. Si vous avez choisi des niveaux différents ils doivent être mentionnés. C’est le cas, par exemple, si vous proposez un contrat célibataire et un contrat famille avec adhésion obligatoire des ayants droit.
• Le montant de la cotisation globale mensuelle et annuelle. Elle peut être exprimée en euros ou en pourcentage du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS).
• La répartition de la cotisation entre employés et employeur.

Le bulletin doit être retourné à la complémentaire choisie avec un état de votre personnel. Ce document décrit en détail la composition de votre entreprise : nom et prénom des salariés, fonction, lieu d’exercice du travail et date d’entrée dans l’entreprise.

La couverture est effective dès réception des documents. Votre mutuelle vous envoie alors le contrat et les bulletins d’affiliation individuels que vous devez remettre à vos salariés. Ainsi que les notices d’informations listant les garanties et services inclus dans la couverture.

Vos obligations avant que vos salariés ne remplissent le bulletin d’adhésion

Vos salariés doivent pouvoir remplir le bulletin d’adhésion à la mutuelle d’entreprise en toute connaissance de cause. Ils doivent donc avoir été informés des conditions de mise en place et des garanties au préalable. Voici les éléments qui doivent être portés à leur connaissance :

• Les garanties.
• La répartition de la cotisation employé / employeur.
• Les cas de dispense.
• La prise en charge ou non des ayants droit.
• La portabilité.

Toutes ces informations figurent dans l’acte juridique qui instaure votre contrat collectif : référendum, décision unilatérale de l’employeur (DUE) ou accord collectif. Le bulletin d’adhésion individuelle de chaque salarié rappelle cette obligation.

Le bulletin d’adhésion du salarié à la mutuelle d’entreprise

Vos salariés doivent remplir un bulletin d’adhésion individuelle. Il se présente en deux volets : les informations de l’employé et les justificatifs à fournir.

Les informations du salarié

En général les éléments suivants sont demandés à vos salariés. Cela peut toutefois différer d’une mutuelle à une autre :

• La date d’effet du contrat, le numéro de gestion du contrat et le numéro du groupe d’assurés. C’est à vous de fournir ces informations.
• L’identité de l’employé, son adresse, son numéro de téléphone, son e-mail. Ainsi que sa situation familiale, sa profession, son statut (cadre, non-cadre) et sa date d’embauche.
• Les bénéficiaires du contrat : le salarié lui-même mais aussi ses ayants droit : conjoint, enfants, ascendants...
• Le régime obligatoire de l’assuré et de ses ayants droit : régime général, MSA, régime Alsace-Moselle, travailleur non salarié (TNS)...
• Le salarié doit aussi donner son consentement en autorisant les échanges automatiques entre la complémentaire collective et la Sécurité Sociale. Il est en droit de refuser cette liaison mais il ne pourra pas bénéficier du tiers payant. Il devra avancer la part mutuelle de ses dépenses de santé et envoyer ensuite le décompte délivré par le régime général pour être remboursé.
• Un RIB pour que votre employé puisse percevoir ses remboursements. Il peut être indiqué dans le document ou joint au bulletin.

Le document doit être signé par le bénéficiaire.

Les justificatifs nécessaires

Vos salariés doivent transmettre des justificatifs avec leur bulletin d’adhésion :

• L’attestation papier du régime obligatoire de votre employé et de ses ayants droit.
• Un RIB.
• Pour la couverture de certains ayants droit des documents complémentaires sont nécessaires. Notamment pour les enfants qui n’ont plus l’âge d’être couverts mais qui sont handicapés par exemple. Ou ceux qui sont encore étudiants et sans emploi.

La transmission du bulletin d’adhésion à la mutuelle

Deux solutions existent pour la transmission du bulletin d’adhésion à la mutuelle :

1. Vous pouvez récolter l’ensemble des bulletins d’adhésion de vos salariés et les envoyer à la mutuelle. Cela peut s’effectuer facilement si vous êtes une petite structure et que tout le monde travaille dans les mêmes locaux.
2. Vos salariés peuvent envoyer eux-mêmes leur bulletin. Classiquement par voie postale. De plus en plus de mutuelle permettent à leurs adhérents de remplir le bulletin en ligne et de le signer électroniquement.

Une fois le bulletin d’adhésion à la complémentaire collective reçu par l’organisme, ce dernier envoie à vos salariés leur carte de mutuelle. A cela s’ajoute souvent un courrier avec des codes d’accès à un espace privatif sur le site internet de la mutuelle. Il permet à vos employés d’effectuer certaines démarches : comme suivre l’avancement de leurs remboursements, ajouter un ayant droit ou contacter un conseiller pour répondre à leurs questions.