Lettre de dispense d’adhésion à une mutuelle entreprise obligatoire

Dispense d’adhésion à la mutuelle entreprise

C’est à vous de rassembler les demandes de dispense d’adhésion à la mutuelle de groupe de vos salariés. Ces derniers doivent disposer d’une situation qui correspond à un cas de dispense. Ces situations devant être énumérées dans l’acte juridique qui instaure le contrat de groupe : décision unilatérale de l’employeur (DUE), référendum ou accord collectif.

Modèle de lettre de dispense d’adhésion à la mutuelle obligatoire

Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettre de dispense d’adhésion à la mutuelle obligatoire.

Vos salariés dispensés d’adhésion doivent joindre les justificatifs nécessaires au courrier de refus. Et ce par courrier recommandé avec accusé de réception. Ou alors en main propre ou par mail en lui faisant signer un document attestant qu’il a bien fourni cette lettre de dispense d’adhésion.

La plupart des mutuelles mettent à disposition des formulaires types pour les cas de dispense. Ils énumèrent tous les cas de dispense possibles. Et votre salarié n’a plus qu’à renseigner ses coordonnées et les vôtres. Ainsi qu’à cocher la case correspondant à sa situation, à dater et à signer.

Les justificatifs à joindre à la lettre de refus de la mutuelle obligatoire

Les cas de dispense dans lesquels un justificatif est nécessaire

• Si votre employé a déjà une mutuelle individuelle au moment de son embauche : son attestation de mutuelle.
• S’il bénéficie du régime Alsace-Moselle, son attestation de Carte Vitale.
• S’il est ayant droit de la CAMIEG ou d’une mutuelle des agents de l’Etat et des collectivités, l’attestation de cette couverture.
• S’il est ayant droit d’un contrat Madelin, l’attestation correspondante.
• S’il est bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire, son attestation de droits à cette aide.
• S’il est en CDD ou contrat inférieur à trois mois, son attestation de mutuelle individuelle.
• S’il est en CCD, apprenti ou intérimaire avec un contrat de douze mois et plus, son attestation de mutuelle individuelle.
• Si votre mutuelle est à adhésion obligatoire pour les ayants droit, le conjoint du salarié devra fournir un document qui atteste que sa mutuelle d’entreprise est aussi à adhésion obligatoire.

Les cas de dispense dans lesquels un justificatif n’est pas nécessaire

• Si vous avez instauré la mutuelle collective par DUE et que votre salarié est arrivé avant sa mise en place.
• Apprentis, CDD et intérimaires en contrat de moins de douze mois.
• Les salariés et apprentis à temps très partiel (moins de 15 heures par semaine) et pour lesquels la cotisation de mutuelle est égale ou supérieure à 10%.

Vous devez récolter ces justificatifs chaque année même si la situation de votre employé reste inchangée.

Que se passe-t-il en cas d’absence de lettre de dispense d’adhésion ?

Si vous êtes contrôlé par l’URSSAF vous devez produire les justificatifs de dispense de vos employés. A défaut vous vous exposez à un redressement et à des sanctions qui peuvent être :

• La suppression de la déduction d’impôts sur les sociétés.
• La suppression de l’exonération de charges fiscales.
• Dans certaines situations, des dommages et intérêts à verser aux salariés concernés. Notamment si les cas de dispenses sont illégaux ou non stipulés dans l’acte juridique instaurant la mutuelle d’entreprise. Dans ce cas vous devez leur verser l’ensemble des cotisations qu’ils auraient dû percevoir depuis leur entrée dans l’entreprise.

A noter que à part pour les contrats à temps très partiel, qui peuvent être exclus de la couverture, vous ne pouvez pas obligé un salarié à faire valoir son droit à la dispense. Cet acte peut occasionner le versement de dommages et intérêts, notamment si le salarié a engagé des frais de santé qui auraient dû lui être remboursé s’il avait été couvert.