Cas de dispense d’adhésion à la mutuelle d’entreprise pour vos salariés

Les deux types de dispense

Pour votre mutuelle d’entreprise il existe des cas de dispense. Ils concernent certains salariés et notamment ceux qui sont en contrat court (CDD de moins de trois mois) et les contrats saisonniers et en alternance. On distingue deux types de dispense :

1. Les dispenses de plein droit.
2. Celles instituées par l’acte juridique qui a mis en place votre contrat collectif.

Les cas de dispense de plein droit de la mutuelle obligatoire

Il existe quatre types de dispenses de plein droit.

L’article 11 de la loi Evin

C’est l’article 11 de la loi Evin du 31 décembre 1989 qui instaure cette dispense d’adhésion à la mutuelle collective. Elle concerne les salariés qui étaient présents avant la mise en place du contrat. Deux conditions sont nécessaires :

1. L’acte juridique qui instaure la complémentaire de groupe doit être une décision unilatérale de l’employeur (DUE).
2. Une contribution salariale doit être demandée. Si vous financez la mutuelle à 100%, vos salariés ne pourront invoquer ce cas de dispense.

Le salarié est déjà couvert

La dispense d’adhésion à la mutuelle collective joue aussi dans les situations suivantes :

• Au moment de son embauche votre salarié a déjà une mutuelle individuelle. Il devra toutefois résilier son contrat à sa date anniversaire pour adhérer au vôtre.
• Votre employé est ayant droit de la mutuelle d’entreprise de son conjoint ou de ses parents. L’adhésion des ayants droit doit toutefois être à caractère obligatoire.
• Votre salarié bénéficie du régime de Sécurité Sociale en vigueur en Alsace et Moselle.
• Il est ayant droit d’un régime complémentaire de la Caisse d’assurance maladie des industries électriques et gazières (CAMIEG). Ou de la mutuelle des agents de l’Etat ou des collectivités. Ou encore d’un contrat d’assurance santé Madelin qui concerne les travailleurs non salariés et les indépendants.
• Il bénéficie de la complémentaire santé solidaire qui a remplacé la CMU-C et l’ACS au 1er novembre 2019. Il devra toutefois adhérer à votre mutuelle de groupe une fois qu’il n’est plus éligible à cette aide.

Il est en CDD ou en contrat de mission inférieur à trois mois

Il faut deux conditions pour que le salarié en CDD ou contrat de mission inférieur à 3 mois soit dispensé :

1. La durée de la complémentaire de groupe que vous proposez est inférieure à trois mois.
2. Votre employé a déjà une mutuelle individuelle.

Les cas de dispenses prévus par l’acte juridique qui met en place le contrat collectif

Ces cas de dispense d’affiliation à votre mutuelle d’entreprise doivent être mentionnés dans l’acte juridique de mise en place. Sinon ils ne sont pas valables. Peu importe la nature de cet acte : DUE, référendum, accord ou convention collective.

Les situations de dispense sont les suivantes :

• Apprentis, CDD et intérimaires ayant signé un contrat d’une durée inférieure à douze mois. Ils ne sont pas obligés de justifier d’une mutuelle individuelle.
• Apprentis, CDD et intérimaires ayant signé un contrat d’une durée égale ou supérieure à douze mois. Ils doivent justifier de leur adhésion à une mutuelle individuelle. Cette dernière doit afficher le même type de garantie que votre couverture collective. Par exemple si votre employé ne dispose que d’une mutuelle avec remboursement de l’hospitalisation seule, il devra adhérer. Sa complémentaire étant insuffisante.
• Les salariés à temps partiel et les apprentis pour lesquels le montant de la cotisation est égal ou supérieur à 10% de leur salaire brut.

Peut-on refuser l’adhésion d’un salarié à la mutuelle de groupe ?

Même si votre salarié peut bénéficier d’un cas de dispense, vous n’avez pas le droit de l’empêcher d’adhérer à votre mutuelle d’entreprise.

Vous pouvez aider vos salariés à temps partiel (moins de 15 heures par semaine) ou vos employés en contrat court (moins de trois mois) à financer leur mutuelle individuelle. Il s’agit du versement santé. Ce n’est pas une cotisation mais une somme qui s’ajoute à leur salaire.

Comment prouver les cas de dispenses de vos salariés ?

Chaque année, vous devez demander à vos salariés leur dispense d’adhésion. De nombreuses mutuelles de groupe vous proposent un formulaire type que chaque employé doit remplir. Il leur suffit alors de cocher la case correspondante. La déclaration peut aussi s’effectuer sur papier libre. Au préalable ils doivent être informés des conditions d’accès à votre mutuelle, des garanties et des conditions de portabilité. Ceci pour que son choix de ne pas adhérer soit fait en toute connaissance de cause.

Dans certains cas, votre employé est obligé de fournir des documents complémentaires :

• S’il bénéficie de la complémentaire santé solidaire (ou mutuelle à 1 euro), l’attestation qui le prouve.
• S’il est en CDD, apprentissage, alternance ou contrat intérimaire de plus de douze mois, l’attestation de son mutuelle individuelle avec mention de la date d’échéance. C’est valable aussi pour les nouveaux embauchés qui ont déjà une mutuelle en leur nom propre. Ainsi que pour les contrats courts de moins de trois mois.
• S’il est ayant droit d’une autre mutuelle, l’attestation de cette complémentaire.
• Pour les salariés à temps très partiel, aucun justificatif de leur part n’est nécessaire. En revanche, si vous faite l’objet d’un contrôle social de l’URSSAF, vous devez prouver que le montant de la cotisation est égal ou supérieur à 10% de leur rémunération brute. Et donc produire leurs fiches de paie.

Contrôle URSSAF : les sanctions en cas de non présentation des dispenses

Si lors d’un contrôle social de l’URSSAF vous ne pouvez pas fournir les documents suscités vous vous exposez à des sanctions. Charge au contrôleur qui procède au contrôle d’évaluer l’ampleur de vos manquements. S’ils sont systématiques vous pouvez perdre certaines exonérations et avantages fiscaux.

La principale sanction en cas de défaut dans la gestion des dispenses d’adhésion ? La perte de l’exonération des cotisations sociales au titre de la participation patronale à la mutuelle de groupe. Parfois, le chef d’entreprise doit rembourser le montant des exonérations qui correspondent à la durée du contrat des salariés pour lesquels la dispense n’a pu être montrée. Enfin, l’abattement concernant l’impôt sur les sociétés auquel donne droit le contrat collectif peut lui aussi être supprimé.