Changer la mutuelle de l'entreprise

Dans quels cas peut-on changer de mutuelle d’entreprise ?

Vous ne pouvez pas changer de mutuelle d’entreprise comme bon vous semble. Il est possible de le faire à trois moments :

1. A l’échéance de votre contrat.
2. A n’importe quel moment si votre contrat a plus d’un an. Cette nouvelle règle est en vigueur depuis le 1er décembre 2020.
3. Vous pouvez résilier quand bon vous semble un contrat qui n’a pas un an, seulement si les garanties changent ou que le tarif augmente en cours d’année .

Les motifs pour changer de contrat collectif

Il peut exister de nombreux motifs pour lesquels vous souhaitez un changement de votre complémentaire de groupe :

• La mutuelle que vous aviez choisie était désignée par un accord de branche. Quand cet accord arrive à expiration, vous pouvez choisir une autre couverture.
• A l’époque vous aviez sélectionné une complémentaire qui proposait des garanties appropriées aux besoins de vos salariés. Mais la composition de votre société a changé et vous vous apercevez que les garanties ne correspondent plus à ce qu’ils attendent. C’est le cas par exemple si vous avez embauché des jeunes. Une garantie qui couvre la maternité et les dépenses de santé des enfants en bas âge peut s’avérer nécessaire.
• La mutuelle choisie avait un réseau de soins et ce n’est plus le cas. Ces réseaux permettent d’accéder à des tarifs négociés, notamment en dentaire et optique.
• Vos salariés sont mécontents de la gestion de la mutuelle : remboursements qui tardent à être versés, interlocuteurs jamais disponibles...
• Vous avez comparé les mutuelles d’entreprise et la couverture actuelle vous paraît trop chère à garanties égales que d’autres.

Modifier ses garanties : une alternative au changement de mutuelle collective

Avant de changer de mutuelle d’entreprise, n’hésitez pas à contacter votre gestionnaire. Il peut vous proposer des garanties complémentaires et des services additionnels. De votre côté, si vos employés considèrent que la cotisation est trop élevée, vous pouvez augmenter votre participation. Ou encore proposer plusieurs contrats à vos salariés selon leurs besoins ou leur situation familiale. Par exemple une mutuelle pour célibataire et une autre avec prise en charge des ayants droit. De manière facultative ou obligatoire. Cette dernière option est la meilleure si vous souhaitez alléger le montant des cotisations de vos employés qui ont charge de famille.

Les démarches pour changer de mutuelle d’entreprise

La recherche d’un nouveau contrat obligatoire conforme

Avant de résilier votre contrat, mettez-vous en quête d’une mutuelle d’entreprise conforme :

• Elle doit être responsable.
• Elle doit inclure des garanties minimales correspondant au panier de soins.
• Les services additionnels comme le tiers payant ou le réseau de soins ne sont pas une obligation. Mais fortement conseillés pour faciliter la prise en charge des soins de santé de vos employés.

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Le respect de la procédure de mise en place de la nouvelle complémentaire

Une fois le nouveau contrat collectif sélectionné, un certain formalisme doit être respecté. Notamment dans l’information de vos salariés. Ci-dessous, le processus à respecter selon le type d’acte juridique qui a instauré la couverture.

Accord d’entreprise

L’accord d’entreprise ou accord collectif prévoit les conditions dans lesquelles le contrat peut être dénoncé. La durée du préavis est en général de trois mois, à part si le document stipule une durée différente. Vous devez notifier les signataires de l’accord de votre volonté de changer de mutuelle de groupe. Un dépôt de cette dénonciation auprès des services du Ministère du Travail et du secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes du lieu où a été conclu l’accord est nécessaire.

Référendum

Trois conditions sont nécessaires pour dénoncer votre mutuelle de groupe actuelle :

1. Informer les institutions représentatives du personnel. Le plus souvent le Comité social et économique (CSE).
2. Respecter un préavis suffisant. Le plus souvent deux mois pour une résiliation à l’échéance et trois mois pour une résiliation en cours d’année. Cette dernière ne peut s’effectuer qu’en cas d’augmentation du tarif ou de la baisse des garanties du fait de la mutuelle.
3. Notifier par écrit à chaque salarié votre intention de changer de mutuelle. Une notice d’informations sur les garanties de la nouvelle couverture doit leur être fournie. Il est ici important de s’assurer que chaque employé a bien pris connaissance des documents.

Décision unilatérale de l’employeur

Le formalisme est le même que pour le référendum. Souvent, la preuve de l’information individuelle de chaque salarié s’effectue au moyen d’une liste d’émargement. L’employé doit attester qu’il a bien pris connaissance de la dénonciation du contrat actuel. Ainsi que de la notice d’informations contractuelle de la nouvelle mutuelle. Le délai de prévenance entre l’information des salariés et la mise en place du nouveau contrat est de trois mois.

Le respect des conditions de résiliation

Une fois toutes ces démarches accomplies, le contrat actuel doit être résilié. Vous devez donner un préavis de deux mois en cas de résiliation à l’échéance. Le plus souvent cela coïncide avec le moment où vous recevez votre avis d’échéance pour l’année prochaine de la part de votre assureur. Dans le cas d’une résiliation hors date anniversaire, le préavis est de trois mois. Si vous utilisez la possibilité de résilier à tout moment dans le cas d’un contrat qui a plus d’un an le préavis est d’un mois.

Cette dénonciation doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans de nombreux cas, la démarche peut aussi être effectuée en ligne. A partir de votre espace entreprise sur le site de la mutuelle et au moyen d’une signature électronique.

Quelles sanctions en cas de non respect des procédures pour changer de mutuelle ?

Première conséquence en cas de non respect des procédures pour changer de mutuelle ? La nullité de votre décision. Vous allez donc être obligé de recommencer les démarches d’informations de vos salariés et de consultation des instances représentatives du personnel. Ce qui peut vous empêcher de respecter les délais de préavis de résiliation de votre mutuelle.

Sachez que le fait de laisser vos salariés sans mutuelle collective, même l’espace de quelques jours, est illégal. Vous pouvez être condamné à leur payer la somme correspondant aux cotisations non versées. Parfois majorée d’intérêts selon la durée de ce manquement. L’URSSAF peut aussi vous condamner à dédommager vos salariés qui ont engagé des dépenses de santé pendant cette absence de couverture. Et qui n’ont donc pu être remboursés. Enfin, dans les cas les plus graves, vos salariés peuvent dénoncer leur contrat de travail avec rupture à vos torts pour non respect du droit du travail.